Mamy połowę roku i całe polskie środowisko podatkowe skupia się na KSeF, JPK_CIT i MDR. Rozumiem to – to zmiany głośne, szeroko omawiane, obecne na każdym kroku. W cieniu tych tematów weszła jednak w życie rozbudowana nowelizacja ustawy o VAT, która od 1 lipca 2026 r. wprowadziła blisko 30 zmian jednocześnie. Nie wszystkie mają charakter rewolucyjny. Część jedynie porządkuje przepisy. Kilka z nich może jednak mieć bezpośredni wpływ na funkcjonowanie Twojej firmy i sposób rozliczania podatku VAT.
Jeśli zarządzasz firmą z obrotami kilku czy kilkunastu milionów złotych, prowadzisz działalność w kilku podmiotach, rozliczasz transakcje zagraniczne albo korzystasz z mechanizmu podzielonej płatności – ten artykuł jest dla Ciebie.
Najważniejsze informacje
Jeżeli prowadzisz firmę i rozliczasz VAT, od 1 lipca 2026 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o VAT wprowadzająca blisko 30 zmian. Najważniejsze z nich to:
- odpowiedzialność solidarna została rozszerzona na wybrane usługi niematerialne, m.in. doradcze, reklamowe, zarządcze i rachunkowo-księgowe,
- Biała Lista podatników VAT umożliwia sprawdzenie statusu kontrahenta na wybrany dzień z ostatnich pięciu lat,
- zmieniły się zasady rejestracji i wykreślania podatników z rejestru VAT,
- napoje energetyczne i bezalkoholowe odpowiedniki piwa są objęte podstawową stawką 23% VAT,
- doprecyzowano zasady rozliczania VAT w systemie kaucyjnym,
- przedsiębiorcy powinni zweryfikować procedury weryfikacji kontrahentów oraz konfigurację systemów sprzedażowych i stawek VAT.
W tym artykule dowiesz się:
- jakie zmiany w VAT obowiązują od 1 lipca 2026 r.,
- które nowe przepisy mogą mieć największy wpływ na przedsiębiorców,
- jak zmieniła się odpowiedzialność solidarna przy zakupie usług,
- jakie nowe możliwości daje historia Białej Listy podatników VAT,
- co zmieniło się w rejestracji podatników VAT,
- które firmy powinny zaktualizować stawki VAT w systemach sprzedażowych,
- jakie obowiązki wynikają z nowych przepisów dotyczących systemu kaucyjnego,
- jak przygotować firmę do stosowania nowych regulacji.
Skąd bierze się ta cisza wokół tak dużej zmiany
Zanim przejdziemy do samych przepisów, warto chwilę zatrzymać się na tym fenomenie. Nowelizacja obejmuje zmiany w zasadach rejestracji i identyfikacji podatników, w odpowiedzialności solidarnej, w systemie kaucyjnym, w ulgach na złe długi, w stawkach VAT i w wielu przepisach proceduralnych. Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu projektu podzieliło całość na pięć kategorii zmian. Projektem zajmowały się portale branżowe, kancelarie doradcze i środowiska podatkowe – ale w przestrzeni komunikacji biur rachunkowych i w treściach kierowanych do właścicieli firm pojawia się on zaskakująco rzadko.
Jedną z przyczyn jest to, że wiele z tych zmian wygląda technicznie – i faktycznie, część z nich to doprecyzowania, korekty odesłań do innych ustaw czy dostosowania do wyroków TSUE. Ale za technicznym językiem kryją się rzeczy, które mają bezpośrednie przełożenie na codzienne funkcjonowanie firmy: na to, kto odpowie za zaległości podatkowe kontrahenta, jak zweryfikujesz partnera biznesowego w razie kontroli, czy jak rozliczysz fakturę za pół roku.
Zmiana pierwsza: odpowiedzialność solidarna obejmie teraz usługi niematerialne
To zmiana, która może dotknąć Cię szczególnie, jeśli kupujesz usługi doradcze, marketingowe, zarządcze czy reklamowe od zewnętrznych podmiotów.
Do tej pory mechanizm odpowiedzialności solidarnej nabywcy za zaległości VAT sprzedawcy dotyczył przede wszystkim transakcji towarowych, w tym objętych odwrotnym obciążeniem. Po zmianach odpowiedzialność ta rozszerza się na wybrane usługi niematerialne: doradcze, zarządcze, reklamowe, rachunkowo-księgowe oraz badawcze. Oznacza to, że jeśli zapłacisz za usługę doradczą kontrahentowi, który następnie nie odprowadzi należnego VAT do urzędu, organ podatkowy będzie mógł sięgnąć po ten podatek do Ciebie – jako nabywcy.
Rozszerzenie obejmuje też drobniejsze usługi budowlane – roboty szklarskie, malarskie i instalacyjne poniżej dotychczasowego progu 15 000 zł. Do tej pory transakcje poniżej tego pułapu znajdowały się poza zasięgiem przepisów o odpowiedzialności solidarnej. 1 lipca ta luka została zamknięta.
W praktyce oznacza to konieczność jeszcze staranniejszej weryfikacji kontrahentów przed płatnością. Sama Biała Lista i numer KRS nie wystarczą. Pojawia się pytanie, czy procedura due diligence, którą stosujesz wobec nowych dostawców usług, jest faktycznie szczelna.
Zmiana druga: Biała Lista pokaże historię – nawet pięć lat wstecz
To jedna z bardziej praktycznych zmian dla firm prowadzących skomplikowaną działalność. Dziś Biała Lista podatników VAT – czyli oficjalny wykaz podmiotów zarejestrowanych do VAT – pokazuje wyłącznie aktualny status podmiotu. Jeśli kontrahent był czynnym podatnikiem VAT w chwili wystawiania faktury, a dziś nim nie jest, nie masz żadnego oficjalnego narzędzia, by to udowodnić w razie sporu z organem podatkowym. Jedyną metodą dotąd był zrzut ekranu zrobiony we właściwym momencie i archiwizowany przez lata.
Od 1 lipca 2026 r. można sprawdzić status podatnika na konkretny dzień w przeszłości – maksymalnie pięć lat wstecz. To zmiana, która ma realną wartość dowodową w trakcie kontroli podatkowej lub postępowania. Nie musisz już polegać wyłącznie na własnej archiwizacji danych i modlić się, żeby akurat tamtego dnia ktoś pamiętał zrobić zrzut ekranu.
Dla firm, które kupują usługi od wielu różnych podmiotów – freelancerów, agencji, podwykonawców – to naprawdę istotne ułatwienie. Podnosi poziom bezpieczeństwa podatkowego i zmniejsza ryzyko zakwestionowania odliczenia VAT z faktur historycznych.
Zmiana trzecia: nowe zasady rejestracji i wykreślania podatników z rejestru VAT
Organy podatkowe mają obecnie rozszerzone podstawy do odmowy rejestracji lub wykreślenia podmiotu z rejestru VAT. Odmowa rejestracji będzie możliwa między innymi wobec firm zagranicznych, które nie ustanowiły przedstawiciela podatkowego mimo takiego obowiązku, a także wobec podmiotów, które nie złożyły pełnego zgłoszenia identyfikacyjnego lub które wcześniej zostały wykreślone z rejestru i nie złożyły zaległych deklaracji.
Z drugiej strony – i to warto odnotować jako element symetryczny – podatnicy, którzy uzupełnią uchybienia i poprawią dokumenty, mogą szybciej odzyskać status czynnego podatnika VAT bez konieczności ponownego składania pełnego zgłoszenia rejestracyjnego.
Dla Twojej firmy oznacza to przede wszystkim jedno: jeśli współpracujesz z podmiotami zagranicznymi lub masz w strukturze grupowej zagraniczne spółki siostry albo spółki zależne, warto sprawdzić, czy ich status rejestracyjny w Polsce jest aktualny i prawidłowy. Rejestracja do VAT w Polsce podmiotu zagranicznego – bez należytego przedstawicielstwa podatkowego – może spotkać się z odmową lub wykreśleniem.
Zmiana czwarta: koniec preferencyjnej stawki VAT na napoje energetyczne i bezalkoholowe odpowiedniki piwa
Zmiana, która z pozoru dotyczy konsumentów, ale w rzeczywistości uderzy bezpośrednio w firmy z branży FMCG, gastronomii, e-commerce spożywczego i handlu. Napoje energetyczne oraz bezalkoholowe odpowiedniki piwa tracą preferencyjną stawkę 5% VAT. Oznacza to wzrost opodatkowania o nawet 18 punktów procentowych – od 1 lipca te produkty są opodatkowane podstawową stawką 23%.
Jeśli prowadzisz działalność w branży handlowej lub gastronomicznej i masz te produkty w swojej ofercie, zmiana oznacza konieczność aktualizacji konfiguracji kas fiskalnych, systemów sprzedażowych, cenników i ewentualnie umów z kontrahentami. Nie jest to zmiana techniczna – to realna korekta przychodów i marż, jeśli ktoś nie dostosuje cen w odpowiednim terminie lub przez przeoczenie nadal stosuje stawkę 5%.
Z mojego doświadczenia wiem, że tego rodzaju zmiany stawek bywają pomijane przez biura rachunkowe, które nie mają przeglądu asortymentu klienta ani nie komunikują na czas takich aktualizacji. Efektem są błędy w JPK_V7, zaległości podatkowe i nieplanowane korekty deklaracji.
Zmiana piąta: doprecyzowanie systemu kaucyjnego i korekty VAT
Firmy działające w branżach, w których stosowany jest system kaucyjny – opakowania zwrotne, butelki, pojemniki – muszą zwrócić uwagę na zmiany w zasadach rozliczania VAT od nieodebranych kaucji.
Dotychczas pojawiały się wątpliwości dotyczące stosowania właściwej stawki VAT w przypadku, gdy brakuje możliwości identyfikacji, czy dane opakowanie zostało wprowadzone do systemu przed zmianą stawki na dany produkt, czy po tej zmianie. Nowelizacja wprowadza regulacje uszczelniające i precyzujące te kwestie – w tym doprecyzowanie terminu przechowywania ewidencji, który miał być dotąd niespójny z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dla firm operujących w branży spożywczej, napojowej lub związanej z opakowaniami zbiorowymi – zmiana ta wymaga weryfikacji wewnętrznych procedur ewidencyjnych.
Co jeszcze zmieniło się od 1 lipca? – i dlaczego liczba 30 ma znaczenie
Powyżej opisałam pięć zmian, które uznaję za najbardziej istotne z punktu widzenia spółek z wielopodmiotowymi strukturami i elementem transakcji zagranicznych. Ale nowelizacja zawiera ich znacznie więcej.
Nowelizacja obejmuje między innymi: doprecyzowanie przepisów importowych i dostosowanie ich do aktualnego Unijnego Kodeksu Celnego, zmiany w sposobie dokumentowania eksportu towarów dla stawki 0%, korekty dotyczące procedury USZ przy imporcie przesyłek poniżej 150 euro, aktualizacja przepisów o preparatach odkażających i ich stawkach VAT, zmiany w szczególnej procedurze opodatkowania dzieł sztuki i antyków, a także szereg przepisów porządkujących – m.in. likwidacja obowiązku składania aktualizacji formularza VAT-R przy zmianie adresu skutkującej zmianą właściwości urzędu skarbowego.
Nie wszystkie te zmiany dotyczą każdej firmy. Ale przy blisko 30 zmianach, które weszły w życie jednocześnie, ryzyko przeoczenia czegoś istotnego jest realne – zwłaszcza gdy biuro rachunkowe nie ma przeglądu specyfiki działalności klienta i nie sygnalizuje zmian z wyprzedzeniem, tylko ewidencjonuje to, co dostaje.
Jak my podchodzimy do tego rodzaju zmian
W S&P Księgowość pracujemy głównie ze spółkami, które wyrosły z typowego biura rachunkowego – firmami, których działalność jest na tyle złożona, że wymagają czegoś więcej niż wpisywania dokumentów do systemu. Często są to klienci z kilkoma podmiotami w strukturze, z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi lub importowymi, z usługami niematerialnymi kupowanymi od zagranicznych kontrahentów.
Dla takich firm nowelizacja VAT nie jest „informacją do wiadomości”. To zestaw konkretnych zadań: przegląd procedur weryfikacji kontrahentów, aktualizacja polityki zakupowej pod kątem rozszerzonej odpowiedzialności solidarnej oraz sprawdzenie konfiguracji kas i systemów sprzedażowych tam, gdzie zmieniły się stawki VAT.
Jeśli pracujesz z biurem, które o tej nowelizacji nie wspomniało – warto zadać sobie pytanie, czy masz pewność, że nic istotnego nie zostało przeoczone.
Jeśli Twoja firma działa w modelu, który wymaga nie tylko poprawnego ewidencjonowania, ale aktywnego partnerstwa w sprawach podatkowych – chętnie porozmawiam. Zadzwoń lub napisz – pierwsza konsultacja jest bezpłatna.