Prowadzenie księgowości w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) to popularne rozwiązanie wśród małych firm i przedsiębiorców. Jednak nie każdy podmiot może korzystać z tej uproszczonej formy ewidencji. W pewnych przypadkach przepisy prawa wprost zobowiązują do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów.
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe niezależnie od limitu?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych od pierwszego dnia działalności dotyczy m.in.:
- spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych,
- spółek komandytowych,
- oddziałów i przedstawicielstw firm zagranicznych w Polsce,
- jednostek działających na podstawie odrębnych przepisów (np. fundacji, stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą),
- podmiotów, które dobrowolnie wybrały pełną księgowość (obowiązuje przez cały rok podatkowy, niezależnie od przychodów).
Dla pozostałych podatników, głównie osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek osobowych, obowiązek pełnej księgowości powstaje dopiero po przekroczeniu określonego limitu przychodów.
Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?
Trwają prace nad ustawą, która ma dać PIP nowe możliwości reagowania na sytuacje, w których umowa B2B w praktyce przypomina etat. W pierwotnych założeniach mówiono o bardzo szerokich uprawnieniach iZgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 24a ust. 4 ustawy o PIT, obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych dotyczy:
- osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
- spółek cywilnych osób fizycznych,
- spółek jawnych osób fizycznych,
- spółek partnerskich,
- przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym.
Dla tych podmiotów obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje od początku roku następującego po roku, w którym przychody przekroczyły określony limit.
Jaki jest limit przychodów dla ksiąg rachunkowych w 2025 roku?
Bez względu na ostateczne brzmienie przepisów jedno pozostaje niezmienne. Mianowicie kluczowe znaczenie ma wysokość osiąganych przychodów. W tym kontekście, zgodnie z nowelizacją ustawy o rachunkowości z dnia 6 grudnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1863), od 2025 roku obowiązuje nowy, podwyższony limit przychodów netto ze sprzedaży, który wynosi:
2 500 000 euro, przeliczane na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski. Przeliczenia dokonuje się według kursu z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego.
Kurs euro z 1 października 2024 r. wyniósł 4,2846 zł. Zatem próg przychodów za 2024 r., po przekroczeniu którego powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości w 2025 r., wynosi:
2 500 000 euro × 4,2846 zł = 10 711 500 zł
Jeśli przychody netto ze sprzedaży za rok 2024 wyniosły co najmniej 10 711 500 zł, podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2025 roku.
Co wlicza się do limitu?
Do limitu 10 711 500 zł wlicza się wyłącznie:
- przychody ze sprzedaży towarów,
- przychody ze sprzedaży produktów (usług, wyrobów),
- przychody z tytułu wykonania umów.
Zgodnie z nowelizacją przepisów, od 2025 roku przychody z operacji finansowych nie są już uwzględniane przy wyliczaniu limitu przychodów netto ze sprzedaży.
Od kiedy należy prowadzić księgi rachunkowe?
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje od początku roku obrotowego następującego po roku, w którym przekroczono limit. W praktyce oznacza to:
- jeśli limit został przekroczony w 2024 roku, pełna księgowość musi być prowadzona od 1 stycznia 2025 roku.
Obowiązki przy przejściu z KPiR na księgi rachunkowe
Zmiana formy ewidencji na księgi rachunkowe wiąże się z koniecznością wykonania określonych czynności formalnych:
- Otwarcie ksiąg rachunkowych najpóźniej w dniu rozpoczęcia roku obrotowego.
- Sporządzenie bilansu otwarcia na dzień 31 grudnia roku poprzedniego.
- Ustalenie zasad (polityki) rachunkowości, w tym planu kont.
- Zgłoszenie zmiany w CEIDG lub KRS – jeżeli jest to wymagane przepisami.
- Prowadzenie ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości – wraz ze sporządzaniem sprawozdań finansowych.
Konsekwencje nieprowadzenia ksiąg rachunkowych mimo obowiązku
Zaniechanie prowadzenia ksiąg rachunkowych mimo przekroczenia ustawowego limitu może skutkować poważnymi konsekwencjami:
- sankcjami karno-skarbowymi (np. grzywnami),
- zakwestionowaniem rozliczeń podatkowych przez urząd skarbowy,
- odpowiedzialnością finansową za błędy w ewidencji,
- problemami przy kontroli, ubieganiu się o kredyt lub współpracy z inwestorami.
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy przedsiębiorców, których przychody netto ze sprzedaży za 2024 r. przekroczyły 10 711 500 zł. Wzrost limitu z 2 000 000 do 2 500 000 euro daje większej liczbie firm możliwość dalszego korzystania z KPiR. W tym kontekście warto jednak na bieżąco monitorować przychody. To pozwoli odpowiednio wcześniej przygotować się do zmiany organizacyjnie, księgowo oraz technicznie.
Masz pytania? Porozmawiajmy!
TAGI: kpir, księgi rachunkowe, pełna księgowość, limit przychodów, ustawa o rachunkowości, zmiana formy księgowości, przedsiębiorcy, działalność gospodarcza, spółki osobowe, spółka z o.o., przychody netto, limit 2025, euro a księgowość, obowiązki księgowe, bilans otwarcia, polityka rachunkowości, ceidg, krs, sankcje skarbowe