Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) to ewidencja zdarzeń gospodarczych w jednoosobowej firmie. Służy ona do prawidłowego wyliczenia podatku dochodowego.
Przedsiębiorcy na skali podatkowej lub podatku liniowym muszą prowadzić PKPiR. W praktyce obowiązek ten najczęściej przejmuje biuro rachunkowe.
W tym artykule pokazujemy praktyczną stronę księgowości. Dowiesz się, z jakimi wyzwaniami mierzymy się podczas codziennego rozliczania klientów.
Podmioty obowiązane do prowadzenia PKPiR
Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą:
- osoby fizyczne,
- przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie.
Warto też zwrócić uwagę na fakt, że od strony księgowej, alternatywą dla PKPiR są księgi rachunkowe. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości powstaje, gdy przychody netto ze sprzedaży i operacji finansowych przekroczą równowartość 2 500 000 euro. Warto zaznaczyć, że limit ten został podniesiony z poziomu 2 000 000 euro wraz z dniem 1 stycznia 2025 roku.
Zatem, jeśli w 2024 roku został przekroczony limit 10 711 500 netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, to w 2025 roku musisz prowadzić pełną księgowość w formie ksiąg rachunkowych.
Ewidencja kosztów
W przypadku kosztów uzyskania przychodów, podstawowym dokumentem księgowym dokumentującym koszty podatkowe są faktury i rachunki, również często występujące dowody księgowe. Księgowanie kosztów w PKPiR technicznie nie jest trudne. Kluczowe jest jednak ustalenie daty wystawienia faktury, bo to w tym momencie należy zaewidencjonować koszt.
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć m.in. wyłącznie:
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
- opłat sądowych i notarialnych;
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Środki trwałe
Wartość nabywanych składników majątku ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń. Nie zawsze bowiem wydatek ten staje się pełnym kosztem w dacie wystawienia faktury. Kluczowa w tym zakresie jest wartość przekraczająca 10.000 zł.
W takiej sytuacji poniesiony wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów w postaci miesięcznych odpisów amortyzacyjnych.
Natomiast, gdy wartość nie przekroczy 10.000 zł taki wydatek będzie mógł stanowić wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania.
Najczęstsze korekty KPiR
Rozliczanie JDG jest prostsze niż prowadzenie pełnych ksiąg, ale nadal wymaga uważności. Przejmując księgowość po innych podmiotach, często identyfikujemy obszary wymagające poprawy, takie jak:
- brak udokumentowania kosztu (rachunku czy faktury niepełne);
- ujęcie wydatku prywatnego właściciela jako kosztu firmowego;
- niewłaściwe przypisanie wydatku do KPiR (np. koszty leasingu finansowego zamiast operacyjnego);
- ustalenie błędnej stawki amortyzacyjnej środka trwałego;
- błędne wyliczenia różnic kursowych dla celów VAT i PIT.
Jak możemy pomóc?
W S&P Księgowość posiadamy doświadczonych księgowych bezpośrednio współpracujących z zespołem doradców podatkowych, którzy dbają o:
- odpowiednie zabezpieczenie obszarów, w których mogą wystąpić ryzyka podatkowe i księgowe.
- prawidłowe rozliczenia podatkowe Państwa biznesu;
- pełne wsparcie merytoryczne i rozjaśnienie skomplikowanych problemów podatkowych;
- identyfikację zastosowania ulg w celu obniżenia podatku.
Więcej na temat Książki Przychodów i Rozchodów przeczytasz TUTAJ
Masz pytania? Porozmawiajmy!
TAGI: kpir w praktyce, pkpir, księga przychodów i rozchodów, ewidencja kosztów, środki trwałe, amortyzacja, błędy w kpir, limit pełnej księgowości 2025, biuro rachunkowe, doradztwo podatkowe, koszty uzyskania przychodu, dowody wewnętrzne, rozliczenie firmy, podatki w firmie