KSeF kojarzy się przede wszystkim z wystawianiem i odbieraniem faktur. Tymczasem od 1 stycznia 2027 roku system zacznie wpływać również na to, co dzieje się z fakturą później – kiedy przychodzi moment jej zapłaty.
W określonych płatnościach pomiędzy czynnymi podatnikami VAT konieczne będzie wskazanie numeru KSeF faktury. Przy regulowaniu kilku faktur jednym przelewem możliwe będzie wykorzystanie zbiorczego identyfikatora. Obowiązek obejmie również płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności.
Można więc sprowadzić zmianę do kolejnego wymaganego elementu przelewu. W małej firmie, która wykonuje kilka czy kilkanaście płatności miesięcznie, rzeczywiście może się na tym skończyć.
Inaczej wygląda sytuacja w spółce, która miesięcznie przetwarza setki faktur. Dokumenty przechodzą przez kilka etapów akceptacji, płatności przygotowuje inny dział niż księgowość, a paczki przelewów powstają automatycznie w systemie finansowym.
Wtedy najważniejszym pytaniem nie jest już: gdzie wpisać numer KSeF?
Znacznie ważniejsze staje się to, skąd system przygotowujący płatność ma wiedzieć, jaki numer KSeF należy przypisać do konkretnego przelewu.
I właśnie dlatego do zmian obowiązujących od 2027 roku warto przygotować nie tylko bankowość elektroniczną, ale cały proces płatności w firmie.
Najważniejsze informacje
Obowiązek wskazywania numeru KSeF przy określonych płatnościach zacznie obowiązywać 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 roku pozostaje odroczony.
Przy płatności za pojedynczą fakturę wykorzystywany będzie jej numer KSeF. Jeżeli jednym przelewem regulowanych będzie kilka faktur, będzie można wykorzystać zbiorczy identyfikator.
Nowe zasady obejmą również płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność sprawdzenia, czy numer KSeF będzie prawidłowo przekazywany na każdym etapie. Od pobrania faktury, przez jej księgowanie i akceptację, aż do przygotowania przelewu.
Co właściwie trzeba będzie podawać przy płatności?
Od 1 stycznia 2027 roku przy płatności za fakturę ustrukturyzowaną w określonych przypadkach trzeba będzie podać jej numer KSeF.
Nie chodzi przy tym o zwykły numer faktury nadawany przez sprzedawcę.
Dokument może mieć numer „FV/01/2027/125”, ale po przyjęciu go przez KSeF otrzymuje dodatkowy, unikalny numer identyfikujący fakturę w systemie. Obecnie numer KSeF składa się z 35 znaków.
To właśnie ten identyfikator będzie miał znaczenie przy płatności.
Jeżeli firma reguluje pojedynczą fakturę – wykorzystany zostanie jej numer KSeF. Jeżeli jednym przelewem opłaca kilka faktur tego samego sprzedawcy, nie będzie konieczności podawania kilku długich numerów KSeF. KSeF pozwala wygenerować dla takich dokumentów zbiorczy identyfikator.
W praktyce kilka faktur z różnymi numerami KSeF będzie można powiązać z jednym identyfikatorem i wykorzystać go przy płatności.
To szczególnie istotne dla firm, które nie opłacają każdej faktury osobno, lecz regularnie przygotowują zbiorcze płatności dla swoich dostawców.
Zmiana obejmie również mechanizm podzielonej płatności. Od 2027 roku numer KSeF albo – przy odpowiednich płatnościach zbiorczych – zbiorczy identyfikator będzie uwzględniany również w komunikacie przelewu MPP.
Na poziomie przepisów zasada jest więc stosunkowo prosta.
Faktura jest w KSeF. Ale czy jej numer trafi do płatności?
Wyobraźmy sobie spółkę, która otrzymuje miesięcznie kilkaset faktur.
Dokument zostaje pobrany z KSeF i trafia do systemu wykorzystywanego przez firmę. Następnie musi zostać opisany, przypisany do odpowiedniego kosztu, zaakceptowany przez osobę odpowiedzialną za dany obszar i zaksięgowany.
Dopiero później przychodzi termin płatności.
System finansowy tworzy listę zobowiązań, z której przygotowywana jest paczka przelewów. Paczka trafia do bankowości elektronicznej, gdzie płatności są zatwierdzane przez uprawnione osoby.
Na drodze pomiędzy KSeF a rachunkiem bankowym faktura mogła więc przejść przez kilka systemów i kilka osób.
Od 2027 roku razem z nią musi przejść jeszcze jedna informacja: numer KSeF.
Jeżeli system pobiera fakturę z KSeF razem z jej identyfikatorem, przechowuje go przy dokumencie, a następnie przekazuje do modułu płatności, proces może przebiegać praktycznie bez udziału użytkownika.
Jeżeli jednak na którymś etapie numer KSeF przestaje być powiązany z dokumentem, problem pojawi się dopiero na samym końcu.
Osoba przygotowująca przelew będzie musiała ustalić, jaki numer należy przypisać do konkretnej płatności.
Przy dziesięciu fakturach miesięcznie można zrobić to ręcznie. Przy pięciuset takie rozwiązanie staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko błędu.
Ręczne kopiowanie numerów KSeF nie powinno być docelowym rozwiązaniem
Właśnie tutaj przygotowanie do nowych zasad dotyczących płatności zaczyna wykraczać poza samą księgowość.
Można mieć poprawnie wdrożone odbieranie faktur z KSeF oraz prawidłowo działający system finansowo-księgowy. Mimo to proces przygotowania płatności może nadal wymagać ręcznej pracy.
Pracownik przygotowujący płatność może być zmuszony do otwarcia dokumentu, odnalezienia numeru KSeF i skopiowania 35 znaków do odpowiedniego pola przelewu. Formalnie obowiązek zostanie w ten sposób wykonany.
Pytanie brzmi, czy przy dużej skali dokumentów rzeczywiście tak powinien wyglądać proces.
Każda dodatkowa ręczna operacja to czas pracownika, ale także kolejne miejsce, w którym może pojawić się pomyłka. Numer może zostać przypisany do niewłaściwej faktury, skopiowany nieprawidłowo albo pominięty.
Dlatego w firmach realizujących większą liczbę płatności warto spojrzeć na nowe regulacje nie jako na obowiązek dodania kolejnego pola do przelewu, ale jako na konieczność zachowania ciągłości danych pomiędzy fakturą a jej zapłatą.
Dobrze przygotowany proces powinien doprowadzić numer KSeF od momentu pobrania faktury aż do płatności bez konieczności ponownego wyszukiwania tej informacji przez człowieka.
KSeF przestaje być projektem wyłącznie księgowo-podatkowym
Za obsługę faktur odpowiada zazwyczaj księgowość. Za ich akceptację i płatność – już niekoniecznie.
W zależności od organizacji firmy w cały proces mogą być zaangażowane różne osoby: pracownicy opisujący i akceptujący koszty, dział finansowy przygotowujący przelewy, osoby zatwierdzające płatności czy administratorzy systemów ERP i elektronicznego obiegu dokumentów.
Dlatego przygotowanie do zmian od 2027 roku nie powinno być zadaniem wyłącznie księgowości. Warto ustalić, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu i czy każda z tych osób będzie miała dostęp do informacji potrzebnych do prawidłowego przygotowania płatności.
Przed 1 stycznia 2027 roku warto więc prześledzić rzeczywisty obieg faktury w firmie. Sprawdzić, skąd system finansowy pobiera numer KSeF, czy pozostaje on przypisany do dokumentu po zaksięgowaniu i czy trafia do modułu odpowiedzialnego za płatności. Osobnego ustalenia wymaga sposób obsługi płatności obejmujących kilka faktur oraz to, kto będzie odpowiedzialny za generowanie zbiorczych identyfikatorów.
Szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy cały proces zadziała również wtedy, gdy księgowanie dokumentów i realizacja płatności należą do różnych osób.
2026 rok warto wykorzystać na test całego procesu
Odroczenie obowiązku dotyczącego płatności do 1 stycznia 2027 roku daje firmom czas, którego nie warto traktować wyłącznie jako kolejnego przesunięcia terminu.
To dobry moment, żeby przeprowadzić test na rzeczywistym procesie.
Można wybrać kilka faktur pobranych z KSeF i prześledzić, co dzieje się z ich numerami na kolejnych etapach. Warto sprawdzić, czy numer jest widoczny w systemie księgowym, pozostaje przypisany do zobowiązania i trafia dalej do płatności. Osobnego testu wymaga przygotowanie paczki przelewów oraz sytuacja, w której jednym przelewem regulowanych jest kilka faktur.
Taki test może pokazać problemy, których nie widać podczas samego wdrożenia KSeF. Sam fakt, że system obsługuje KSeF, nie oznacza jeszcze, że numer KSeF zostanie prawidłowo przekazany do płatności.
Dlatego warto wykorzystać okres przejściowy na sprawdzenie całego procesu w praktyce. Jeżeli firma przetwarza dużą liczbę dokumentów, korzysta z kilku systemów lub rozdziela księgowanie, akceptację i realizację płatności pomiędzy różne osoby, ewentualne luki lepiej wychwycić przed 1 stycznia 2027 roku.