Sprawozdawczość NGO – więcej niż tylko złożenie dokumentów w terminie
Obowiązki sprawozdawcze stowarzyszeń i fundacji to jeden z tych obszarów, gdzie pozorna prostota potrafi zaskoczyć. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że chodzi o złożenie kilku dokumentów raz w roku – i tyle. W praktyce jednak za każdym terminem stoi szereg wymagań formalnych, technicznych i merytorycznych, których niedopełnienie może mieć poważne konsekwencje. Nie tylko finansowe, ale też wizerunkowe i prawne – łącznie z osobistą odpowiedzialnością członków zarządu.
Dlatego uważamy, że znajomość kalendarza sprawozdawczego NGO to absolutna podstawa bezpiecznego prowadzenia organizacji. Nie wystarczy wiedzieć że trzeba złożyć sprawozdanie – trzeba wiedzieć jakie, kiedy, gdzie i w jakiej formie. W tym artykule przeprowadzimy was przez wszystkie kluczowe obowiązki krok po kroku.
Sprawozdanie finansowe NGO – co to jest i co musi zawierać?
Sprawozdanie finansowe to dokument, który przedstawia rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej organizacji na koniec roku obrotowego. Dla NGO prowadzących pełne księgi rachunkowe zakres sprawozdania określa ustawa o rachunkowości. W przypadku organizacji pozarządowych zastosowanie ma także rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące szczególnych zasad rachunkowości dla takich podmiotów.
Sprawozdanie finansowe NGO składa się z trzech podstawowych elementów: bilansu, rachunku wyników lub rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Wybór wzoru zależy od zasad stosowanych przez organizację. Organizacje posiadające status organizacji pożytku publicznego (OPP) mają dodatkowy obowiązek sporządzenia sprawozdania merytorycznego ze swojej działalności. Szerzej omawiamy to w dalszej części artykułu.
Ważna kwestia techniczna: od kilku lat sprawozdania finansowe trzeba sporządzać w formie elektronicznej. Dokument musi być zgodny ze strukturą logiczną udostępnianą przez Ministerstwo Finansów. Podpisuje je kierownik jednostki – czyli najczęściej prezes zarządu – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, wymagane są podpisy wszystkich jego członków, chyba że statut lub regulamin wewnętrzny stanowią inaczej.
To szczegół, który w praktyce często powoduje opóźnienia. Warto wcześniej zadbać o to, aby wszyscy członkowie zarządu mieli aktywne podpisy elektroniczne.
Gdzie wysyła się sprawozdanie finansowe – KRS czy KAS?
Tu pojawia się jedno z częstszych nieporozumień. Otóż od 2022 roku organizacje wpisane do KRS nie wysyłają sprawozdań finansowych bezpośrednio do urzędu skarbowego (KAS). Zamiast tego składają je wyłącznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym. System automatycznie przekazuje dane do Ministerstwa Finansów – organizacja nie musi robić tego osobno.
Inaczej wygląda sytuacja organizacji, które nie są wpisane do KRS, a jedynie do ewidencji prowadzonej przez starostę (dotyczy to prostych stowarzyszeń zwykłych). One składają sprawozdanie finansowe bezpośrednio do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Naszym zdaniem warto upewnić się, jaki dokładnie tryb dotyczy waszej organizacji – szczególnie jeśli stowarzyszenie przechodziło jakiekolwiek zmiany rejestrowe. Błędny adres wysyłki dokumentów to formalnie niedopełnienie obowiązku, nawet jeśli sprawozdanie zostało przygotowane rzetelnie i na czas.
Deklaracja CIT-8 – kto składa i kiedy?
Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) dotyczy również organizacji pozarządowych – przynajmniej formalnie. W praktyce większość NGO korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, pod warunkiem że dochody przeznaczają na cele statutowe wskazane w art. 17 ust. 1 ustawy o CIT. Katalog tych celów jest szeroki i obejmuje między innymi działalność naukową, oświatową, kulturalną, charytatywną, ochronę zdrowia czy wspieranie inicjatyw społecznych.
Zwolnienie nie oznacza jednak braku obowiązku złożenia deklaracji. Stowarzyszenia i fundacje – nawet jeśli nie płacą podatku – mają obowiązek złożyć CIT-8 w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Dla organizacji rozliczających się według roku kalendarzowego oznacza to termin 31 marca. Deklaracja składana jest elektronicznie, przez system e-Deklaracje lub za pośrednictwem biura rachunkowego.
Warto zwrócić uwagę na ważny aspekt podatkowy. Dochody NGO z działalności gospodarczej, najmu majątku lub innych źródeł niezwiązanych bezpośrednio z celami statutowymi mogą podlegać opodatkowaniu. Dotyczy to także organizacji korzystających ze zwolnienia podatkowego. Dlatego właściwa kwalifikacja przychodów ma kluczowe znaczenie. To także ważny argument za tym, aby obsługą podatkową organizacji zajmowała się osoba znająca specyfikę trzeciego sektora.
Sprawozdanie merytoryczne – obowiązek OPP i nie tylko
Sprawozdanie merytoryczne opisuje działalność organizacji w minionym roku. Zawiera informacje o realizowanych projektach, liczbie osób objętych pomocą oraz sposobie wydatkowania środków. Nie jest to dokument finansowy w ścisłym znaczeniu. Jego rola jest jednak bardzo ważna. To właśnie na podstawie sprawozdania merytorycznego darczyńcy, grantodawcy i opinia publiczna oceniają, czy organizacja realizuje swoją misję.
Obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania merytorycznego spoczywa przede wszystkim na organizacjach posiadających status OPP. Sprawozdanie składa się do ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego. Odbywa się to za pośrednictwem portalu sprawozdawczości organizacji pozarządowych. Termin na złożenie dokumentu wynosi 15 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Organizacja musi jednak zrobić to wcześniej, jeśli chce korzystać z mechanizmu przekazywania 1,5% podatku.
Poza organizacjami OPP sprawozdania z działalności mogą być wymagane przez organ nadzoru. W przypadku fundacji jest to minister właściwy ze względu na zakres działalności lub starosta. Zakres obowiązków zależy również od zapisów statutu. Część fundacji składa takie sprawozdania do urzędów marszałkowskich lub prezydentów miast. Warto sprawdzić, jaki organ nadzoruje waszą fundację i jakie ma oczekiwania sprawozdawcze. Przepisy nie zawsze wskazują sztywny termin złożenia dokumentów. Brak odpowiedzi na wezwanie organu nadzoru może jednak skutkować postępowaniem wyjaśniającym.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązków
To temat, o którym nie zawsze mówi się wprost, a który naszym zdaniem każdy członek zarządu organizacji pozarządowej powinien znać. Niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych to nie tylko abstrakcyjne „naruszenie przepisów” – to realne konsekwencje, które mogą dotknąć konkretnych ludzi.
Niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS w terminie może skutkować wszczęciem postępowania przymuszającego. W skrajnych przypadkach sąd rejestrowy może nawet rozwiązać organizację z urzędu. Brak deklaracji CIT-8 grozi natomiast grzywną nakładaną przez urząd skarbowy. Organizacje OPP, które nie złożą sprawozdania merytorycznego, tracą z kolei prawo do otrzymywania 1,5% podatku. Dla wielu podmiotów jest to istotne źródło finansowania działalności.
Co szczególnie istotne: odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości i terminowe wypełnianie obowiązków sprawozdawczych spoczywa na kierowniku jednostki, czyli zarządzie. Nie na skarbniku, nie na zewnętrznym biurze rachunkowym – na zarządzie. Biuro rachunkowe przygotowuje dokumenty, ale to zarząd je podpisuje i formalnie odpowiada za ich treść i termin złożenia.
Jeśli zastanawiacie się, jak wygląda nasza oferta dla organizacji pozarządowych – zapraszamy do zapoznania się z dedykowaną stroną naszych usług dla NGO. Dokładnie opisujemy tam, w czym możemy wam pomóc i jak wygląda nasza współpraca. Zapraszamy również do kontaktu mailowego: kontakt@spksiegowosc.pl
Masz pytania? Porozmawiajmy!
TAGI: księgowość dla ngo, księgowość fundacji, księgowość stowarzyszeń, uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, uepik, pełna księgowość ngo, rozliczenia ngo, sprawozdanie finansowe ngo, cit-8 organizacje pozarządowe, działalność statutowa, działalność odpłatna i nieodpłatna, działalność gospodarcza ngo, dotacje i granty rozliczenie, biuro rachunkowe dla fundacji, księgowość organizacji pozarządowych