Kilka dni temu ktoś zapytał mnie, co z mojej perspektywy jest największym problemem polskich spółek i co powiedziałabym właścicielom tych spółek, gdybym mogła wykrzyczeć im jedną rzecz. Napisałam o tym na swoim LinkedInie. Temat wzbudził spore zainteresowanie. Z jednej strony bardzo mnie to cieszy, a z drugiej pokazuje, że moje obserwacje nie są odosobnione.
Gdybym faktycznie mogła stanąć przed tłumem prezesów i zarządów, powiedziałabym im, że muszą zadbać o politykę rachunkowości w swojej spółce.
Wiem, że ta odpowiedź może być zaskakująca. W spółce jest przecież mnóstwo ważnych rzeczy, o które trzeba dbać na co dzień. Terminowe rozliczenia podatkowe, wdrożenie KSeF, płynność finansowa, relacje z kontrahentami, kontrole skarbowe — to tylko część z nich. To są tematy, które budzą emocje, o których mówi się na konferencjach i w mediach branżowych.
Tymczasem polityka rachunkowości od lat pozostaje w cieniu. I właśnie dlatego uważam, że należy przypominać o tej niezbędnej procedurze. Bo z mojego 30-letniego doświadczenia wynika jedno: to nie przepisy podatkowe najczęściej wywracają firmom finanse do góry nogami. To właśnie ten jeden dokument, o którym nikt nie pamięta na co dzień, potrafi zaskoczyć w najmniej spodziewanym momencie.
Kiedy brak polityki rachunkowości robi się naprawdę odczuwalny
Tu jest pierwsza rzecz, którą chciałabym wyjaśnić, bo widzę, że wielu przedsiębiorców rozumie ją opacznie. Brak polityki rachunkowości to nie koniec świata, czy likwidacja Spółki. Przez lata firma może funkcjonować zupełnie normalnie. Księgowość działa na bieżąco, deklaracje trafiają do urzędu na czas, a sprawozdania są zamykane w terminie. Z zewnątrz wszystko wygląda poprawnie i dokładnie to jest największą pułapką.
Problem robi się dopiero w konkretnych sytuacjach. Po latach pracy potrafię je wymienić niemal z pamięci, bo widziałam je wielokrotnie:
- gdy w firmie pojawia się transakcja, której wcześniej nie było – na przykład pierwsza sprzedaż zagraniczna, leasing, factoring, pierwsza dotacja,
- gdy zmienia się model działalności – firma usługowa zaczyna sprzedawać produkty, firma handlowa uruchamia własną produkcję,
- gdy zmienia się skład zarządu i nowa osoba pyta, na jakiej podstawie księgowane są określone zdarzenia, a nikt nie potrafi jednoznacznie odpowiedzieć,
- gdy firma przechodzi badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta i to on jako pierwszy zadaje pytanie o dokument, którego w spółce po prostu nie ma,
- i wreszcie – gdy przychodzi kontrola skarbowa, która zawsze prędzej czy później pyta o zasady, a nie tylko o liczby.
We wszystkich tych sytuacjach brak polityki rachunkowości oznacza to samo: brak punktu odniesienia. Księgowość zaczyna działać uznaniowo. Ktoś podejmuje decyzje „na czuja” albo powiela nawyki z poprzedniej firmy, w której wcześniej pracował. A to prosta droga do niespójności, błędów i – prędzej czy później – kosztownych korekt.
Kto naprawdę odpowiada za politykę rachunkowości
Druga rzecz, którą chciałabym wyjaśnić: polityka rachunkowości to nie jest dokument księgowej. Od lat spotykam się z tym samym błędnym przekonaniem.
Wielu właścicieli spółek zakłada, że skoro firma ma biuro rachunkowe albo własny dział księgowości, to polityka rachunkowości jakoś powstała sama. Najczęściej wyobrażają sobie, że stało się to przy okazji rozpoczęcia współpracy. To jedno z najbardziej kosztownych błędnych założeń, jakie widziałam w swojej karierze.
Odpowiedzialność za posiadanie i aktualność polityki rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki – w praktyce na prezesie, zarządzie albo właścicielu spółki. Tak stanowi ustawa o rachunkowości i tak to wygląda w rzeczywistości podczas każdej kontroli. To zarząd, a nie księgowa, tłumaczy się z tego, że dokumentu brakuje albo że jest nieaktualny.
Rola księgowej w tym procesie jest inna, niż większości osobom się wydaje. Księgowa – zarówno ta zatrudniona w firmie, jak i pracująca w biurze rachunkowym – może i powinna wspierać proces tworzenia polityki rachunkowości. Zna specyfikę firmy, wie, jak wyglądają jej transakcje, potrafi wskazać obszary ryzyka. Natomiast to nie ona powinna być autorem dokumentu i to nie ona ponosi odpowiedzialność za jego treść.
Dlaczego to takie ważne rozróżnienie? Polityka rachunkowości to w praktyce decyzje biznesowe ubrane w język księgowy. Jak wyceniać zapasy, kiedy rozpoznawać przychód, jak podchodzić do leasingu, jakie progi istotności przyjąć — to tylko część takich decyzji. To są decyzje, które wpływają na obraz finansowy spółki, a nie tylko na sposób prowadzenia ksiąg. Dlatego ich autorem powinna być osoba lub zespół, który rozumie zarówno przepisy, jak i model biznesowy konkretnej firmy. Nie wystarczy znajomość samych zasad rachunkowości.
Komu warto zlecić przygotowanie polityki
Klienci często pytają mnie, komu zlecić przygotowanie polityki rachunkowości. Odpowiadam zawsze tak samo: warto powierzyć to doświadczonemu biuru rachunkowemu lub specjaliście. Chodzi o kogoś, kto tworzył już takie dokumenty dla różnych branż i modeli działalności. To bardzo ważne. Chodzi o to, żeby ktoś usiadł z zarządem i zapytał, jak firma naprawdę funkcjonuje. Dopiero na tej podstawie, wraz z pomocą księgowej, można zbudować dokument dopasowany do rzeczywistości spółki.
Dlaczego polityka rachunkowości musi być dopasowana do konkretnej firmy
I tu dochodzimy do sedna, bo to jest błąd, który kosztuje firmy najwięcej – nawet bardziej niż całkowity brak polityki.
Nie istnieje jeden uniwersalny wzór polityki rachunkowości, który pasuje do każdej spółki. W swojej praktyce widziałam bardzo różne dokumenty – krótkie i lakoniczne, obszerne i szczegółowe – i w obu przypadkach mogły one być prawidłowe, jeśli faktycznie odpowiadały skali oraz specyfice działalności danej firmy.
Na różnorodność polityk rachunkowości ma ogromny wpływ Plan kont w danej jednostce. Konta syntetyczne i analityczne są zmienne, bardzo rozbudowane i bardzo proste, każda spółka ma indywidualny plan kont, na co pozwalają przepisy. A przecież polityka rachunkowości to nic innego jak schemat księgowań zdarzeń gospodarczych.
Pisałam od podstaw polityki dla przedsiębiorstw budżetowych i spółek. I firmy te, dbały o aktualizację polityki rachunkowości stawiając warunek umieszczenia schematów księgowych zapisów księgi głównej (KG). Jest to bardzo dobre podejście i łatwe do udowodnienia przed organami państwowymi. Problem zaczyna się wtedy, gdy dokument jest tylko formalnością – gotowym szablonem, z którego nie wynika prawidłowość zapisów, brak możliwości analizy na podstawie zapisów KG, braku ujęcia planu kont. Od 2026 roku jest obowiązek ujęcia w Polityce rachunkowości opisu obiegu dokumentów w związku z wejściem ustawy o KSeF. A z moich obserwacji wynika, że temat aktualizacji procedur RODO oraz zmian wynikających z KSeF wciąż umyka większości firm. Dziś zapisy w chmurze brak informacji w jaki sposób są chronione dane, obieg dokumentów to już nie przestrzeganie przepisów ustaw.
Ile to naprawdę kosztuje, gdy polityka nie nadąża za firmą
Jedna z firm produkcyjnych nie miała podziału kosztów w związku z otrzymaną dotacją. Wiązało się to z wyksięgowaniem zapisów, rozbudowaniem planu kont, ponownym zaksięgowaniem, rozłożeniem na RMP i RMK. Co w konsekwencji zmieniło wynik finansowy. Koniec końców skończyło się z dopłatą podatku pięciocyfrowego CIT, pracami po godzinach i dodatkowymi kosztami pracowniczymi i usługi sporządzenia poprawnej Polityki rachunkowości.
Polityka rachunkowości to mapa dla zarządu jak i dla księgowego.
Porównanie Polityki rachunkowości do mapy czy drogowskazu powinno utkwić w głowie każdemu kto zgłębia rachunkowość i finanse oraz prowadzi biznes. To błąd, który wciąż powtarza się w wielu firmach: księgowa zostaje z odpowiedzialnością za ten temat sama, bez wsparcia zarządu.
Po ponad 30 latach pracy w księgowości nie znam drugiego dokumentu, który byłby tak niedoceniany na co dzień i tak decydujący w momencie, gdy naprawdę jest potrzebny. Polityka rachunkowości nie jest formalnością do odhaczenia. Jest fundamentem, na którym opiera się każda decyzja księgowa w firmie – a dobrze przygotowany fundament to coś, czego nie widać, dopóki wszystko stoi. Widać go dopiero wtedy, gdy zaczyna go brakować.
Moja rada dla Księgowych: podczas zatrudnienia proście o przedstawienie aktualnej Polityki rachunkowości w Spółce, bo w sytuacji gdy pojawi się problem jesteśmy obarczeni winą za ich brak.