Dla biur rachunkowych, które nie tylko zajmują się liczbami, ale także przetwarzają poufne dane finansowe swoich klientów, bezpieczeństwo informacji powinno być absolutnym priorytetem. Naruszenie zasad RODO przez administratora danych może wiązać się z karą finansową sięgającą aż 20 milionów euro.
W związku z rosnącym zagrożeniem cyberatakami oraz coraz bardziej skomplikowanymi technologiami, biura rachunkowe, księgowi i inne podmioty, które przetwarzają wrażliwe dane, muszą wykazywać wyjątkową czujność. Zgodnie z art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych, osoby, które przetwarzają dane bez odpowiednich uprawnień lub bezprawnie, narażają się na poważne konsekwencje prawne, w tym grzywny, ograniczenie wolności, a nawet karę pozbawienia wolności, która może trwać do trzech lat.
Naruszenie zasad RODO – jak wysokie mogą być kary?
Złamanie przepisów RODO może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Kary za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych mogą wynieść nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Oprócz finansowych konsekwencji, biura rachunkowe mogą również doświadczyć poważnych strat wizerunkowych i utraty zaufania swoich klientów, co może być równie niekorzystne.
Biuro rachunkowe a rola administratora danych
Z prawnego punktu widzenia, biuro rachunkowe, które przetwarza dane osobowe swoich klientów, jest traktowane jako tzw. podmiot przetwarzający, działający na zlecenie administratora danych. Oznacza to, że biuro ma obowiązek przestrzegania przepisów ochrony danych, szczególnie tych zawartych w art. 28 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). W tym przypadku konieczne jest zawarcie umowy z administratorem, która określa m.in. cel, zakres, czas przetwarzania danych oraz rodzaj danych osobowych, a także obowiązki obu stron. Biuro rachunkowe pełni również rolę administratora danych, w odniesieniu do danych swoich pracowników oraz osób reprezentujących klienta, dlatego zobowiązane jest do zapewnienia bezpieczeństwa tych informacji i informowania klientów o celach przetwarzania ich danych.
Wyciek danych – zagrożenie dla biura rachunkowego i jego klienta
Cyberprzestępcy stosują rozmaite metody, by uzyskać dostęp do poufnych informacji. Jednym z najczęściej wykorzystywanych sposobów ataku jest phishing, który polega na podszywaniu się pod wiarygodne źródła w celu wyłudzenia informacji, takich jak dane logowania. Przesłanie fałszywego e-maila z prośbą o zaktualizowanie programu może prowadzić do wycieku wrażliwych danych.
Innym zagrożeniem są złośliwe załączniki w wiadomościach e-mail, które po otwarciu instalują oprogramowanie szpiegujące. To umożliwia dostęp do haseł, danych logowania i innych informacji. Przestępcy mogą również przechwycić dane przesyłane w niezabezpieczonych publicznych sieciach Wi-Fi, co jest szczególnie niebezpieczne w miejscach takich jak kawiarnie czy hotele.
W przypadku naruszenia danych osobowych zarówno biuro rachunkowe, jak i jego klient ponoszą wspólne konsekwencje. Obejmuje to m.in. konieczność zgłoszenia incydentu do Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz poinformowania osób, których dane zostały naruszone. Biuro rachunkowe może stanąć przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi, a klient może doświadczyć strat biznesowych, związanych z ujawnieniem poufnych informacji.
Jak biuro rachunkowe może zadbać o bezpieczeństwo danych?
Aby spełnić oczekiwania i wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych, biura rachunkowe muszą posiadać jasno określone polityki ochrony danych osobowych. Klienci powinni być informowani o celu i zakresie przetwarzania ich danych. Ponadto, biura rachunkowe muszą umożliwić klientom dostęp do ich danych. Ważne jest również korzystanie z nowoczesnych, bezpiecznych aplikacji.
W jaki sposób biuro rachunkowe może wzmocnić ochronę danych?
Ochrona danych w biurze rachunkowym jest procesem wymagającym wielu działań. Kluczowym elementem jest inwestycja w odpowiednią infrastrukturę IT, obejmującą zarówno fizyczne zabezpieczenia, takie jak karty dostępu i monitoring, jak i techniczne środki ochrony, np. antywirusy, zapory sieciowe oraz systemy szyfrowania.
Jednym z najważniejszych elementów dzisiejszego bezpieczeństwa jest uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA). To technika, która zwiększa bezpieczeństwo dostępu do systemów informatycznych, wymagając od użytkowników potwierdzenia tożsamości za pomocą więcej niż tylko loginu i hasła. MFA skutecznie zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych i aplikacji w chmurze. Kolejnym istotnym aspektem jest zarządzanie uprawnieniami, w tym nadawanie i odbieranie dostępu do danych, szczególnie po zakończeniu współpracy z pracownikami.
Bezpieczeństwo danych w biurach rachunkowych to kwestia priorytetowa. Przestrzeganie przepisów RODO, inwestycje w odpowiednią infrastrukturę IT oraz edukacja pracowników to kluczowe kroki, które pomogą w zapewnieniu ochrony wrażliwych informacji finansowych klientów.
TAGI: Rachunkowość, zmiany w przepisach 2025