Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów – czy to opcja dla twojej organizacji?
Jedną z pierwszych decyzji, przed którymi staje nowo powstałe stowarzyszenie lub fundacja, jest wybór formy prowadzenia ewidencji finansowej. Temat ten poruszamy szerzej w naszym przewodniku po księgowości dla NGO. Tutaj jednak chcemy zejść głębiej – do konkretnych kryteriów, praktycznych konsekwencji i przykładów, które pomogą podjąć świadomą decyzję. Wybór między uproszczoną ewidencją przychodów i kosztów (UEPiK) a pełną księgowością w fundacji lub stowarzyszeniu to nie tylko kwestia techniczna. To decyzja, która wpływa na codzienne funkcjonowanie organizacji przez kolejne lata.
Zacznijmy od tego, czym UEPiK jest w swojej istocie. To uproszczona forma ewidencji, wprowadzona z myślą o małych organizacjach pozarządowych, które nie potrzebują rozbudowanego systemu rachunkowości. Zamiast pełnego planu kont i ksiąg rachunkowych prowadzonych według zasady podwójnego zapisu, organizacja ewidencjonuje przychody i koszty w uproszczonych zestawieniach. Od 2026 roku przepisy dotyczące UEPiK mają dodatkowo uwzględniać wyższe limity przychodów oraz możliwość elektronicznego prowadzenia ewidencji.
Kiedy można stosować UEPiK – trzy warunki, które muszą być spełnione łącznie
Przepisy są tu precyzyjne. Organizacja może prowadzić UEPiK tylko wtedy, gdy spełnia jednocześnie wszystkie trzy poniższe warunki. Po pierwsze, organizacja nie może prowadzić działalności gospodarczej – ani zarejestrowanej, ani faktycznej. Drugim warunkiem jest brak statusu organizacji pożytku publicznego (OPP). Dodatkowo przychody z działalności statutowej nie mogą przekroczyć 1 mln zł w poprzednim roku obrotowym. Od 2026 roku właśnie taki limit ma uprawniać organizacje do korzystania z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK).
Niespełnienie choćby jednego z tych warunków oznacza obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. I tu ważna uwaga praktyczna: limit 100 000 zł dotyczy przychodów, nie wpływów kasowych. Dotacja, która wpłynęła na konto w grudniu, ale dotyczy projektu realizowanego w przyszłym roku. W zależności od przyjętych zasad rachunkowości – zostać zaliczona do przychodów bieżącego roku. Dlatego monitorowanie poziomu przychodów powinno odbywać się w trakcie roku, a nie dopiero w grudniu.
Dlaczego większe organizacje wybierają pełną księgowość – nawet jeśli nie muszą?
Wiele organizacji, które formalnie mogłyby korzystać z UEPiK, świadomie decyduje się na pełną księgowość. I nie jest to decyzja przypadkowa. Pełna księgowość w fundacji lub stowarzyszeniu zapewnia poziom przejrzystości finansowej, którego UEPiK zwykle nie jest w stanie zaoferować. To szczególnie ważne dla organizacji współpracujących z dużymi grantodawcami.
Programy finansowane ze środków unijnych, krajowych funduszy publicznych czy dużych fundacji prywatnych zwykle wymagają wyodrębnionej ewidencji projektu. Powinna ona umożliwiać jednoznaczne przypisanie każdego przychodu i kosztu do konkretnego działania lub zadania. W UEPiK jest to technicznie możliwe do pewnego stopnia, ale w praktyce bardzo trudne do utrzymania przy kilku równoległych projektach. Pełne księgi, z dobrze zaprojektowanym planem kont, pozwalają natomiast prowadzić wielowymiarową analitykę: według projektów, źródeł finansowania, rodzajów kosztów – jednocześnie.
Poza grantami, pełna księgowość daje zarządowi organizacji realny wgląd w sytuację finansową. Bilans, rachunek wyników i informacja o przepływach finansowych pomagają podejmować świadome decyzje zarządcze. Dzięki nim organizacja może analizować swoją sytuację finansową, a nie tylko sprawdzać stan konta. Dla organizacji, która rośnie, zatrudnia pracowników i planuje długofalowe działania, to różnica między prowadzeniem firmy a zarządzaniem instytucją.
Rozliczanie dotacji w NGO – jak prawidłowo ewidencjonować przychody projektowe?
To pytanie pada niemal przy każdej umowie grantowej. Większość programów finansujących NGO dopuszcza pokrywanie z dotacji części kosztów administracyjnych – ale tylko tych, które są bezpośrednio lub pośrednio związane z realizacją projektu. I tu pojawia się wyzwanie: jak prawidłowo rozdzielić koszty między projekt a działalność ogólnoorganizacyjną?
Koszty bezpośrednie projektowe to te, które jednoznacznie można przypisać do konkretnego projektu: wynagrodzenie koordynatora projektu, materiały szkoleniowe, wynajem sali na warsztaty. Koszty pośrednie – czyli administracyjne – to między innymi część czynszu biurowego, część wynagrodzenia księgowej, koszty telefonu czy internetu. Ich przypisanie do projektu wymaga zastosowania klucza podziału, który musi być uzasadniony, udokumentowany i stosowany konsekwentnie.
Naszym zdaniem jednym z najczęstszych błędów jest pomijanie kosztów pośrednich w budżetach projektowych. W praktyce oznacza to, że organizacja dopłaca do realizacji grantów z własnych środków. Drugim problemem jest zaliczanie do kosztów projektowych wydatków, które nie mają związku z projektem. Oba podejścia są błędne. Dobre planowanie budżetu projektowego, uwzględniające realistyczny poziom kosztów administracyjnych, to umiejętność, która przekłada się na finansową stabilność organizacji.
Dokumentowanie darowizn i składek członkowskich
Darowizny i składki członkowskie to dla wielu stowarzyszeń podstawowe źródło finansowania. Ich prawidłowe udokumentowanie ma znaczenie nie tylko dla wewnętrznej ewidencji, ale też dla możliwości skorzystania ze zwolnień podatkowych – zarówno przez organizację, jak i przez darczyńcę.
Darowizna pieniężna od osoby fizycznej powinna być udokumentowana potwierdzeniem przelewu. Jeśli darczyńca chce odliczyć ją od podatku, organizacja powinna dodatkowo wystawić pokwitowanie. Dokument powinien zawierać datę, kwotę, dane darczyńcy oraz informację o przeznaczeniu przekazanych środków. W przypadku darowizny rzeczowej konieczna jest dodatkowo wycena i protokół przekazania. Organizacja powinna prowadzić rejestr otrzymanego wsparcia, który pozwoli w razie kontroli wykazać jego pełną historię.
Składki członkowskie w stowarzyszeniu to z kolei przychód z działalności statutowej, który nie podlega opodatkowaniu, pod warunkiem że są przeznaczone na cele statutowe. Ich ewidencja powinna obejmować listę członków, wysokość obowiązujących składek (wynikającą ze statutu lub uchwały walnego zebrania) oraz potwierdzenia wpłat. Przy prowadzeniu UEPiK jest to stosunkowo proste. Przy pełnej księgowości analityka konta należności od członków pozwala na bieżąco monitorować, kto zalega ze składkami – co ma znaczenie nie tylko finansowe, ale też statutowe (nieuregulowane składki mogą być podstawą do zawieszenia praw członkowskich).
Która forma jest lepsza – podsumowanie praktyczne
Nie ma jednej właściwej odpowiedzi, która pasowałaby do każdej organizacji. UEPiK jest rozwiązaniem odpowiednim dla małych, lokalnych organizacji, które nie realizują projektów grantowych i których działalność jest stosunkowo jednorodna. Pełna księgowość jest niezbędna dla organizacji rosnących, aktywnych projektowo i takich, które chcą profesjonalnie zarządzać swoimi finansami.
Jeśli jesteście na etapie zakładania organizacji lub zastanawiacie się nad zmianą formy ewidencji – chętnie pomożemy ocenić, które rozwiązanie jest optymalne w waszym przypadku. To właśnie ta konsultacja na wczesnym etapie pozwala uniknąć kosztownych zmian i przekształceń dokumentacji w późniejszym czasie.
Jeśli zastanawiacie się, jak wygląda nasza oferta dla organizacji pozarządowych – zapraszamy do zapoznania się z dedykowaną stroną naszych usług dla NGO. Dokładnie opisujemy tam, w czym możemy wam pomóc i jak wygląda nasza współpraca. Zapraszamy również do kontaktu mailowego: kontakt@spksiegowosc.pl
Masz pytania? Porozmawiajmy!
TAGI: księgowośćNGO #fundacja #stowarzyszenie #UEPiK #pełnaKsięgowość #księgowośćDlaNGO #organizacjePozarządowe #rozliczanieDotacji #grantyNGO #księgowośćFundacji #księgowośćStowarzyszeń #dotacje #pełnaKsięgowośćNGO #ewidencjaPrzychodówIKosztów #rozliczeniaNGO #kadryIPłaceNGO #finanseNGO #obsługaKsięgowaNGO #biuroRachunkowe #doradztwoPodatkowe