Ostatnia aktualizacja: lipiec 2026
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS to obowiązek, który przy spółce z rokiem obrotowym pokrywającym się z kalendarzowym kończy się 15 lipca. Dla spółki będącej częścią grupy kapitałowej albo mającej zagranicznego udziałowca ten termin bywa trudniejszy do dopilnowania niż w jednoosobowej spółce z polskim zarządem – uchwały zatwierdzające krążą między kilkoma podmiotami, podpisy elektroniczne czekają na członków zarządu przebywających za granicą, a odpowiedzialność i tak spoczywa na całym zarządzie, niezależnie od tego, ile czasu zajęła koordynacja.
Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS – 15 lipca 2026
Dla spółki z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu sprawozdanie finansowe za 2025 r. musiało zostać sporządzone do 31 marca 2026 r., zatwierdzone do 30 czerwca 2026 r., a złożone do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w ciągu 15 dni od zatwierdzenia – czyli najpóźniej 15 lipca 2026 r. Podstawą są art. 45, 52, 53 i 69 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
Obowiązek dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych i spółek komandytowych, a także pozostałych podmiotów prowadzących pełną księgowość – niezależnie od tego, czy w danym roku spółka miała jakąkolwiek aktywność gospodarczą.
Co, jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone na czas
Ta część obowiązku najczęściej umyka spółkom z rozbudowaną strukturą właścicielską, gdzie zwołanie zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia wymaga skoordynowania kilku podmiotów lub pełnomocnictw z zagranicy. Brak zatwierdzenia w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego nie zwalnia z obowiązku złożenia dokumentów do KRS. W takiej sytuacji sprawozdanie trzeba złożyć dwukrotnie: pierwszy raz w ciągu 15 dni od upływu terminu na zatwierdzenie (czyli i tak do 15 lipca, mimo braku uchwały), drugi raz w ciągu 15 dni od faktycznego zatwierdzenia, już razem z uchwałą o zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty (art. 69 ustawy o rachunkowości).
Sankcje za brak złożenia sprawozdania do KRS
Sąd rejestrowy, który stwierdzi brak dokumentów finansowych po terminie, wszczyna z urzędu postępowanie przymuszające na podstawie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wzywa wtedy zarząd do złożenia zaległych dokumentów w dodatkowym 7-dniowym terminie, pod rygorem grzywny.
Jeżeli wezwanie zostanie zignorowane, sąd nakłada grzywnę – w jednym postanowieniu do 15 000 zł, z możliwością ponawiania, aż do łącznej kwoty 1 000 000 zł w tej samej sprawie. Grzywny tej nie można zamienić na areszt – wyłącza to art.10 52 Kodeksu postępowania cywilnego . Niezależnie od postępowania przymuszającego, kierownik jednostki (w spółce kapitałowej – zarząd) odpowiada karnie na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości: grzywną albo karą ograniczenia wolności. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 października 2014 r. (sygn. II KK 279/14) wskazał, że tej odpowiedzialności nie ponosi osoba usługowo prowadząca księgi rachunkowe – czyli biuro rachunkowe. Odpowiedzialność zostaje po stronie zarządu spółki, nawet gdy księgowość jest w pełni outsourcowana.
Brak złożenia sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe uprawnia sąd do wszczęcia z urzędu postępowania o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania likwidacji. To nie następuje automatycznie – sąd najpierw sprawdza, czy spółka faktycznie prowadzi działalność i ma zbywalny majątek. Jeśli tak, postępowanie zostaje umorzone. Realne ryzyko rozwiązania dotyczy przede wszystkim spółek, które od dłuższego czasu nie reagują na żadne wezwania i nie mają aktualnego adresu ani działającego zarządu – nie sytuacji jednorazowego opóźnienia.
| Etap | Konsekwencja | Podstawa prawna |
| Brak reakcji na wezwanie 7-dniowe | Grzywna do 15 000 zł, ponawiana do 1 mln zł łącznie | Art. 24 ustawy o KRS |
| Niezłożenie sprawozdania w KRS | Grzywna albo kara ograniczenia wolności dla kierownika jednostki | Art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości |
| Brak sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe | Postępowanie o rozwiązanie spółki bez likwidacji (po weryfikacji majątku i działalności) | Art. 25a ustawy o KRS |
Zmiana, która nadchodzi – ale jeszcze nie w tym roku
Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało projekt nowelizacji ustawy o KRS, który zastąpi grzywnę w postępowaniu przymuszającym jawną wzmianką w rejestrze o niewykonaniu obowiązku sprawozdawczego – widoczną dla banków, kontrahentów i urzędu skarbowego. Nowelizacja ma wejść w życie 1 kwietnia 2027 r. Termin 15 lipca 2026 r. ten projekt jeszcze nie obejmuje – obowiązują dotychczasowe zasady, łącznie z grzywną i postępowaniem przymuszającym opisanymi wyżej.
Grupa kapitałowa i zagraniczny udziałowiec – gdzie najczęściej powstaje opóźnienie
Weźmy polską spółkę z o.o. będącą częścią międzynarodowej grupy kapitałowej, w której część członków zarządu mieszka za granicą i nie ma numeru PESEL ujawnionego w KRS. Sprawozdanie samo w sobie bywa gotowe na czas – problem pojawia się na etapie podpisów i zgłoszenia.
Podpis bez przyjazdu do Polski. Członkowie zarządu i wspólnicy przebywający za granicą zwykle nie muszą przyjeżdżać do Polski, żeby podpisać sprawozdanie ani uchwałę o jego zatwierdzeniu. Wystarczy prawidłowo przygotowany podpis elektroniczny (kwalifikowany, zaufany lub osobisty) i pełnomocnictwo, jeśli dokumentację podpisuje pełnomocnik. W praktyce oznacza to, że harmonogram trzeba ustalić z wyprzedzeniem – zdalne podpisywanie działa, ale wymaga czasu na przygotowanie certyfikatów po stronie każdej osoby.
PESEL a zgłoszenie płatne. Zgłoszenie dokumentów finansowych do RDF jest bezpłatne, jeśli podpisuje je co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji, której PESEL widnieje w KRS. Jeśli zarząd spółki składa się wyłącznie z cudzoziemców bez ujawnionego PESEL-u, zgłoszenie trzeba złożyć w trybie płatnym przez formularz KRS-Z30, z opłatą 140 zł (40 zł opłata sądowa + 100 zł za Monitor Sądowy i Gospodarczy). Dla spółki z zagranicznym kapitałem to często pierwszy sygnał, że standardowa, bezpłatna ścieżka RDF jej nie dotyczy – i warto to sprawdzić przed lipcowym terminem.
Koordynacja w obrębie grupy. Przy kilku spółkach w jednej grupie kapitałowej terminy zatwierdzenia i złożenia sprawozdań rzadko da się rozpatrywać osobno dla każdego podmiotu – te same osoby podpisujące, te same procedury korporacyjne i często ten sam dzień bilansowy sprawiają, że opóźnienie w jednej spółce łatwo przenosi się na kolejne.
FAQ – sprawozdanie finansowe i KRS
Czy termin 15 lipca 2026 dotyczy każdej spółki? Dotyczy podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym i które zatwierdziły sprawozdanie 30 czerwca 2026 r. Przy innym roku obrotowym terminy przesuwają się odpowiednio: 3 miesiące na sporządzenie, 6 miesięcy na zatwierdzenie, 15 dni na złożenie.
Czy brak zatwierdzenia sprawozdania zwalnia z obowiązku złożenia go do KRS? Nie. Sprawozdanie trzeba złożyć mimo braku zatwierdzenia, a następnie ponownie po zatwierdzeniu, wraz z uchwałą.
Czy grzywnę nałożoną przez sąd rejestrowy można zamienić na areszt? Nie – ustawa o KRS wprost wyłącza tę możliwość.
Czy biuro rachunkowe odpowiada karnie za niezłożenie sprawozdania klienta? Nie. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 16 października 2014 r. (sygn. II KK 279/14) odpowiedzialność z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości ponosi kierownik jednostki, nie podmiot usługowo prowadzący księgi rachunkowe.
Czy członek zarządu mieszkający za granicą musi przyjeżdżać do Polski, żeby podpisać sprawozdanie? Zwykle nie – wystarczy prawidłowo przygotowany podpis elektroniczny i, jeśli to potrzebne, pełnomocnictwo.
Co się stanie, jeśli spółka nie złoży sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata? Sąd rejestrowy z urzędu wszczyna postępowanie o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania likwidacji, ale wcześniej sprawdza, czy spółka rzeczywiście prowadzi działalność i ma majątek.
Dla spółek z rozbudowaną strukturą właścicielską – zwłaszcza z zagranicznym udziałowcem – koordynacja terminów sprawozdawczych, podpisów i uchwał często okazuje się większym wyzwaniem, niż mogłoby się wydawać. Bez odpowiedniego planowania łatwo przekroczyć termin 15 lipca.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentów lub prowadzeniu pełnej księgowości, sprawdź naszą ofertę pełnej księgowości lub skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@spksiegowosc.pl – pomożemy przeprowadzić cały proces sprawnie.