Bezpieczne wdrożenie KSeF ze wsparciem prawnym
Przygotuj procedury i zespół na zmiany w przepisach przy wsparciu SP Księgowość i Kancelarii Staniek&Partners.
O co właściwie chodzi z KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana programu księgowego. To rządowa „chmura”, do której każda Twoja faktura musi trafić w czasie rzeczywistym – w momencie jej wystawienia, a nie pod koniec miesiąca. Co to oznacza dla Ciebie jako przedsiębiorcy?
- Systemy kontrolne (STIR) weryfikują Twoją sprzedaż i koszty w momencie ich przesłania. Nie ma już możliwości „dowiezienia kosztów” czy wystawienia faktury z datą wsteczną. Błędy są widoczne dla urzędu natychmiast.
- W KSeF to Przedsiębiorca musi uwierzytelnić się Certyfikatem. Ponieważ za wszystkie dokumenty odpowiada prawnie Przedsiębiorca, nie ma już możliwości, aby Księgowy zatwierdzał Twoje faktury zakupu. Musisz to robić osobiście (lub przez upoważnionego pracownika) w systemie. To nowy obowiązek administracyjny, którego nie możesz zrzucić na biuro.
- Aby pobrać lub wystawić fakturę, musisz przejść procedurę nadania uprawnień w systemie ministerialnym. Bez tego Twoja firma zostanie odcięta od możliwości fakturowania.
Jaka jest rola S&P Księgowość w nowej rzeczywistości?
Choć przepisy nakładają odpowiedzialność na właściciela firmy, my stworzyliśmy proces, który zdejmuje z Ciebie ciężar biurokracji i technologii.
- Zamiast walczyć z trudnym systemem Ministerstwa, my przeprowadzimy proces nadawania uprawnień. Pomożemy Ci wygenerować Certyfikat i skonfigurować profil firmy tak, abyś mógł bezpiecznie pracować.
- Udostępnimy Ci system SaldeoSMART. Wystawiasz tam fakturę jak zwykle, a my weryfikujemy ją przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unikasz wysłania błędnych danych bezpośrednio do Urzędu Skarbowego.
- Zgodnie z przepisami musisz akceptować koszty. W naszym modelu robisz to w prostym panelu Saldeo, a nie w skomplikowanym interfejsie rządowym. My zajmujemy się resztą – księgowaniem i archiwizacją.
- W przypadku wątpliwości czy błędów, nie zostajesz sam. Dzięki współpracy z Kancelarią Staniek&Partners masz wsparcie merytoryczne.
Jak możemy pomóc?
Sprawdzamy, jak obecnie przekazujesz nam dokumenty. Wskazujemy, co trzeba zmienić w Twoich nawykach, aby proces był zgodny z wymogami KSeF (brak datowania wstecznego, akceptacja kosztów).
Pomagamy przebrnąć przez formalności na stronie Ministerstwa. Wspieramy w generowaniu certyfikatów i nadawaniu uprawnień pracownikom, abyś mógł legalnie korzystać z systemu
Dostarczamy i konfigurujemy gotowe narzędzie. Ustawiamy parametry tak, abyś mógł wysyłać i odbierać faktury KSeF bezpośrednio z panelu Saldeo, bez wchodzenia na strony rządowe.
Ustalamy prosty schemat: kto w Twojej firmie widzi faktury i kto musi je zaakceptować, zanim trafią do księgowania. To wymóg konieczny przy KSeF.
To nie jest teoretyczny wykład. Po prostu pokazujemy Tobie i wyznaczonym pracownikom, jak technicznie wystawić, odebrać i zaakceptować fakturę w programie, żeby nie robić błędów.
KSeF rodzi pytania natury prawnej podatkowej (np. data powstania obowiązku). W takich kwestiach – merytorycznych i prawnych – masz wsparcie nasze i Kancelarii Staniek&Partners.
3 filary bezpiecznego wdrożenia KSeF z S&P Księgowość
- Łączymy praktykę biura rachunkowego z nadzorem Kancelarii Staniek&Partners. Nie wdrażamy tylko „systemu” – wdrażamy spokój prawny i gwarancję poprawności podatkowej.
- Jesteśmy certyfikowanym partnerem SaldeoSMART. Wdrażamy rozwiązanie, na którym sami pracujemy każdego dnia. Dajemy Ci sprawdzone środowisko.
- Źle wdrożony KSeF to ryzyko kar i godzin spędzonych na infolinii urzędowej. Nasz proces „pod klucz” oszczędza Twój czas, który możesz przeznaczyć na zarabianie.
Indywidualna wycena wdrożenia
Nie sprzedajemy pudełkowego produktu, ale proces, który musi być zgodny z Twoimi procedurami wewnętrznymi. Zamiast zgadywać, wolimy dopasować rozwiązanie do Twoich realnych potrzeb, abyś nie płacił za funkcje, których nie będziesz używać. Umów się na krótką rozmowę – przeanalizujemy Twój obieg dokumentów i przygotujemy precyzyjną, szytą na miarę ofertę.
KSeF – najczęściej zadawane pytan
KSeF budzi wiele pytań. Zanim zdecydujesz się na współpracę, pobierz bezpłatny e-book przygotowany przez naszych partnerów merytorycznych – Kancelarię Staniek&Partners.
- Kto i od kiedy ma obowiązek korzystania z KSeF
- Jakie faktury trafiają do systemu, a które są z niego wyłączone
- Co z fakturami zagranicznymi i zaliczkowymi
- Jakie sankcje grożą za błędy lub opóźnienia
- Jak przygotować firmę do wdrożenia – krok po kroku
Formularz kontaktowy
Jesteśmy do Państwa dyspozycji mailowo lub telefonicznie.
Wiedza z bloga
FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania
Nie. To jedna z najważniejszych zmian. Data wystawienia faktury to moment jej przesłania do systemu KSeF. Urząd Skarbowy widzi dokumenty w czasie rzeczywistym. Nie ma już możliwości „dowiezienia kosztów” po zakończeniu miesiąca ani antydatowania faktur sprzedaży.
Zasadniczo nie. Odpowiedzialność za dokumenty spoczywa na Przedsiębiorcy. Wymaga to uwierzytelnienia Twoim osobistym Certyfikatem lub Profilem Zaufanym. Księgowy nie może tego robić „z automatu”. Istnieje możliwość nadania nam uprawnień do pobierania faktur, ale proces akceptacji merytorycznej (czy koszt jest zasadny) leży po stronie właściciela firmy.
Nie, jeśli skorzystasz z naszego rozwiązania. Naszym Klientom wdrażamy panel SaldeoSMART. Dzięki temu wystawiasz i odbierasz faktury w przyjaznym programie, a wysyłka do KSeF dzieje się w tle (po Twojej akceptacji).
Tak, to krok niezbędny. Aby Twoja firma mogła działać w KSeF, musisz jako właściciel (JDG lub Zarząd) wygenerować Certyfikat i nadać uprawnienia „osobie fizycznej do pracy w KSeF” (sobie lub pracownikom). Bez tego system odrzuci próbę wystawienia jakiejkolwiek faktury. Pomożemy Ci przejść przez ten proces.
Faktura wysłana do KSeF jest uznana za wprowadzoną do obrotu prawnego. Nie można jej „cofnąć” ani edytować. Jedynym sposobem naprawy błędu jest wystawienie faktury korygującej. Dlatego tak ważne jest wdrożenie procedury weryfikacji w SaldeoSMART zanim klikniesz „Wyślij do KSeF”.
Nie. KSeF obejmuje (na ten moment) wyłącznie transakcje B2B pomiędzy polskimi podatnikami VAT. Faktury dla osób fizycznych oraz dla firm zagranicznych wystawiasz na dotychczasowych zasadach.
W przypadku firm polskich – nie. Z chwilą nadania numeru KSeF, faktura uznana jest za doręczoną. Twój kontrahent pobiera ją sobie sam ze swojego systemu.
Przepisy przewidują tzw. „tryb awaryjny”. Możesz wystawić fakturę normalnie w SaldeoSMART – system ją zapisze i bezpiecznie przechowa. Gdy awaria minie, wyślesz zgromadzone faktury do KSeF (masz na to 7 dni), bez konieczności wpisywania ich od nowa. Dzięki temu Twój biznes nie staje w miejscu, nawet gdy rządowe serwery nie działają.
